Kumpulan TQM - Sistem Kad Perakam Waktu

Gambar-gambar yang ditunjukkan di atas adalah contoh perakam waktu yang digunakan dalam sesebuah sekolah.

Sistem Kad Perakam Waktu

Pada era 1980an perkembangan kualiti di Malaysia telah memperlihatkan penyusunan semula saiz perkhidmatan Awam. Terdapat beberapa langkah pembaharuan dan penambahbaikan sistem dalam perkhidmatan awam telah dibuat seperti sistem kad perakam waktu, dasar pandang ke timur, kempen bersih, cekap dan amanah, kepimpinan melalui teladan, serta dasar penerapan nilai-nilai Islam dalam pentadbiran. Kumpulan kami akan membincangkan salah satu sistem dalam perkhidmatan awam iaitu sistem kad perakam waktu.

Sistem kad perakam waktu adalah media rakaman untuk menyimpan maklumat yang digunakan oleh mesin pemprosesan data automatik. Kad perakam waktu menunjukkan maklumat kehadiran atau ketidakhadiran dengan adanya lubang di kedudukan yang ditentukan pada kad tersebut. Pada generasi pertama komputer, iaitu dari tahun 1920 hingga tahun 1950-an, kad perakam waktu ialah media utama untuk simpanan dan pemprosesan data. Ia adalah penting terutamanya untuk input data pada tahun 1970-an, tetapi sekarang luar usang dari beberapa sistem warisan dan aplikasi khusus.

Mengikut maklumat-maklumat daripada Surat Pekeliling Am Bil. 11 of 1981, ia menerangkan tentang sistem penggunaan kad perakam waktu (punch card) di pejabat-pejabat kerajaan. Kerajaan telah memutuskan supaya semua pejabat dan agensi Kerajaan di peringkat Persekutuan menggunakan kad perakam waktu untuk mengawal waktu pegawai-pegawai dan kakitangan datang dan pulang dari pejabat. Tujuannya ialah untuk menjamin supaya mereka menjalankan tugas dengan dedikasi dan tekun selama tidak kurang dari jumlah waktu pejabat yang ditetapkan oleh Kerajaan bagi mereka. Sistem kad perakam waktu ini diminta dilaksanakan oleh semua pejabat dan agensi Kerajaan Persekutaun, Badan-badan Berkanun dan Kerajaan-Kerajaan Negeri supaya terdapat keselarasan pengawalan selamanya.

Daripada panduan yang dikeluarkan oleh Pihak Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Tenaga Manusia (MAMPU), Jabatan Perdana Menteri, sistem kad perakam waktu (KPW) digunakan bagi menggantikan sistem mendaftar kedatangan dan kepulangan pegawai-pegawai dan kakitangan pejabat melalui sebuah buku daftar. Ia memerlukan supaya setiap pegawai dan kakitangan menggunakan sekeping kad khas yang diketik pada sebuag mesin waktu datang ke pejabat setiap pagi dan waktu keluar untuk pulang. Sekeping kad boleh digunakan untuk sebulan, selepas mana kad baru akan dikeluarkan. Kad itu mempunyai ruangan-ruangan untuk menunjukkan tarikh dan waktu datang serta keluar dari pejabat, untuk memberi keterangan ringkas jika mendapat catitan merah, dan untuk tandatangan ringkas pegawai atasan yang berkenaan jika penerangan yang diberi itu diterima. Jika tidak diterima, tindakan sewajarnya akan diambil. Semua kad perakam itu akan disimpan dalam rak-rak yang terletak berhampiran dengan mesin pengetik waktu yang digunakan. Bilangan kad, rak-rak dan mesin-mesin pengetik waktu yang diperlukan untuk sesuatu pejabat, akan bergantung kepada bilangan pegawai/kakitangan di pejabat itu dan susunan pejabat.

Selain itu, tanggungjawab dan tugas-tugas pegawai/kakitangan kerajaan dan pegawai pengawas juga mengambil peranan yang penting. Dengan menjalankan sistem KPW, tanggungjawab utama semua pegawai/kakitangan di setiap pejabat adalah mematuhi masa waktu bekerja iaitu mereka tidak boleh datang lewat ke pejabat atau keluar untuk pulang sebelum waktu yang sewajarnya. Seseorang pegawai mesti mengetik kad perakam waktu dan tidak boleh membantu mengetik kad perakam waktu untuk pegawai lain.

Tambahan pula, pegawai pengawas bertanggungjawab menjalankan tugasnya iaitu yang disenaraikan dalam Lampiran B, Surat Pekeliling Am Bil. 11 of 1981. Antara tugasnya ialah datang lebih awal dan balik lebih lewat dari waktu pejabat biasa, mengawasi perjalanan sistem punch clock secara keseluruhan, memastikan pegawai/kakitangan yang mengambil kad masing-masing, mengetiknya dan memasukkan kad itu semula dalam rak mengikut nombor siri kad, memastikan tidak berlaku kesesakan hingga melengahkan giliran pegawai/kakitangan merakam kad masing-masing, memastikan tidak ada sesiapa yang merakam kad orang lain, memastikan perakam itu dibuat dengan cara yang betul supaya kad atau mesin itu tidak rosak, semak kad-kad tiap-tiap hari dan menyediakan laporan harian bagi mereka yang datang lambat/pulang awal tanpa alasan yang diterima oleh pihak atasan. Laporan ini perlu diserahkan kepada Ketua Pejabat pada tiap-tiap hari.

Kerajaan sedar bahawa sistem penggunaan kad perakam waktu mungkin menghadapi masalah bagi pegawai/kakitangan yang menjalankan tugas di luar waktu biasa, di luar waktu pejabat atau mengikut giliran (shift) yang lain dari waktu biasa. Mereka begitu tidak dikecualikan dari penggunaan sistem kad perakam waktu, tetapi dengan ubahsuaian mengikut budi bicara yang lain. Contohnya bagi pegawai/kakitangan yang bekerja di luar waktu biasa dikehendaki juga mengetik kad mereka apabila mereka sampai dan waktu hendak pulang. Walaupun mereka akan mendapat catitan merah kerana tidak mengetik pada masa yang ditetapkan, ini bukanlah bermaksud satu kesalahan yang melanggar peraturan. Mereka hanya perlu mencatatkan dengan jelas waktu kerja mereka yang biasa atas kad tersebut dan disahkan oleh pegawai atasannya.

Kerajaan mewajibkan setiap pajabat hendaklah memakai sistem kad perakam waktu, tetapi terdapat pengecualian dari penggunaan sistem ini bagi pejabat-pajabat kecil yang pegawai/kakitangannya tidak sampai 25orang dan letaknya agak terpencil hinggan mesin perakam waktu di pejabat lain tidak dapat digunakan. Dalam keadaan begitu kawalan kedatangan adalah melalui penggunaan buku daftar sperti yang digunakan sekarang perlu diteruskan dengan pengawasan tegas dan tindakan-tindakan sewajarnya diambil terhadap mereka yang melanggar peraturan pejabat.

Pada tahun 2004, terdapat tambahan atas Surat Pekeliling Am Bil. 11 of 1981 iaitu garis panduan mengenai penggunaan sistem perakam waktu elektronik di agensi-agensi kerajaan. Penggunaan sistem perakam waktu elektronik disebabkan operasi sistem kerajaan hendak selaras dengan perkembangan teknologi masa kini. Sistem ini menawarkan alternatif yang lebih baik bagi merakam kehadiran dan pergerakan pegawai dan kakitangan di pejabat. Oleh itu, agensi-agensi kerajaan mempunyai pemilihan sama ada terus mengguna sistem kad perakam waktu atau menukar dengan penggunaan sistem perakam waktu elektronik.

Sistem perakam waktu elektronik adalah menggunakan pas keselamatan, kad akses atau sistem cap jari bagi mengurus sistem masuk dan keluar pejabat. Sistem ini terdapat beberapa kelebihan berbanding dengan sistem kad perakam waktu. Antara kelebihan ialah boleh mengawal pergerakan masuk dan keluar pegawai dan kakitangan dengan lebih cekap, boleh meningkatkan disiplin pegawai dan kakitangan, boleh memantau, mengawas dan mengeluarkan laporan waktu pergerakan masuk dan keluar pegawai dan kakitanagn secara elektronik, sistem ini boleh memperoleh maklumat berkaitan waktu pergerakan masuk dan keluar pegawai dan kakitangan dengan cepat dan tepat serta boleh memberi kemudahan kepada pegawai dan kakitangan untuk menjelaskan sebab-sebab mengapa waktu masuk dan keluar pejabat yang ditetapkan tidak dipatuhi, untuk pertimbangan dan kelulusan Pegawai Penyelia secara atas talian.

Kesimpulannya, sistem perakam waktu membantu dalam meningkatkan kualiti kerja dalam pejabat-pajabat kerana ia membolehkan semua pegawai/kakitangan mendisiplinkan diri dengan menepati waktu bekerja, dan memudahkan pejabat-pejabat memantau dan mengawas waktu pergerakan masuk dan keluar pegawai/kakitangannya.

Rujukan:

http://www.mampu.gov.my/pdf/SPA/spa111981.pdf

http://skseriinas.blogspot.com/2010/01/penggunaan-perakam-waktu.html