KUMPULAN NICE-INISIATIF KUALITI

KUMPULAN NICE-INISIATIF KUALITI

Pelbagai program berkaitan kualiti diperkenalkan oleh MAMPU seperti berikut:

1.         Anugerah Kualiti Sektor Awam

2.         Petunjuk-petunjuk Prestasi Utama

3.         Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

4.         MS ISO 9001:2008

 TUJUAN:

Tujuan bagi inisiatif tersebut ialah untuk meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan agensi Kerajaan kepada pelanggan khususnya orang ramai.

 

1.  Anugerah Kualiti Sektor Awam

Anugerah ini merupakan pengiktirafan dan penghargaan yang diberikan khusus kepada agensi-agensi dalam sektor awam yang telah mencapai tahap pengurusan kualiti yang cemerlang dalam organisasi atau dalam bidang tertentu. Pemberian Anugerah ini adalah sebahagian daripada aktiviti utama di bawah Gerakan Budaya Cemerlang. Pemilihan pemenang Anugerah dan Majlis Penyampaian akan dilakukan secara tahunan.

Anugerah Kualiti Sektor Awam (AKSA)

• Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM);
• Anugerah Kualiti Pengurusan Kewangan (AKPK);
• Anugerah Kualiti Teknologi Maklumat dan Komunikasi (AKICT);
• Anugerah Kualiti Pihak Berkuasa Tempatan (AKPBT;
• Anugerah Kualiti Pentadbiran Daerah dan Tanah (AKPDT);
• Anugerah Kualiti Pengurusan Projek (AKPP);
• Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam (AIPA), dan
• Anugerah Inovasi Penyelidikan Bersama di antara Sektor Awam dan Sektor Swasta (AIPB).

 

Tujuan

• Menggalak dan meningkatkan kesedaran tentang kualiti dalam sektor awam; 
• Memberi pengiktirafan secara formal kepada agensi-agensi Kerajaan yang telah menunjukkan pemahaman yang mendalam tentang pengurusan dan peningkatan kualiti serta yang mencapai tahap kepimpinan kualiti yang unggul;
• Memberi publisiti tentang strategi-strategi kualiti yang berjaya;
• Menggalak persaingan yang sihat di antara agensi-agensi Kerajaan ke arah memperbaiki lagi amalan pengurusan kualiti; dan 
• Memberi manfaat kepada agensi untuk menilai tahap kecemerlangan agensi masing-masing serta mengetahui kekuatan, kelemahan dan cadangan pembaikan masing-masing bagi meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan.

 

2. Petunjuk-petunjuk Prestasi Utama

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awan Bilangan 2 Tahun 2005 telah membincangkan garis panduan bagi mewujudkan petunjuk-petunjuk prestasi utama atau key performance indicators (KPI) dan melaksanakan pengukuran prestasi di agensi kerajaan.

Tujuan

1. Pekeliling ini bertujuan untuk memberi penerangan dan panduan kepada Ketua Agensi mengenai strategi, pendekatan dan langkah-langkah bagi mewujudkan Petunjuk-Petunjuk   Prestasi Utama atau Key Performance Indicators (KPI) dan melaksanakan pengukuran prestasi di agensi masing-masing.  Garis Panduan Bagi Mewujudkan Petunjuk-Petunjuk Prestasi atau  Key Performance Indicators  (KPI)  dan Melaksanakan Pengukuran Prestasi di Agensi Kerajaan adalah seperti di Lampiran kepada pekeliling ini.

Latar Belakang

2.  Perkhidmatan Awam Malaysia boleh mencapai taraf dunia melalui pelaksanaan program-program yang memberi fokus kepada lima bidang, iaitu:

(a)  minda dan sikap yang mengejar kecemerlangan;

(b)  etika yang luhur;

(c)  pembangunan tenaga manusia yang berpengetahuan dan mahir;

(d)  budaya kerja yang berasaskan prestasi; dan

(e)  daya kepimpinan yang kukuh.

3.  Justeru, Kerajaan telah menyarankan supaya budaya kerja berasaskan prestasi diterapkan dalam Perkhidmatan Awam. Pelaksanaan budaya kerja berasaskan prestasi ini bertujuan untuk meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan agensi Kerajaan kepada pelanggan.

4. Beberapa usaha telah dilaksanakan sebelum ini yang menjurus kepada tujuan yang sama, meliputi inisiatif seperti pengukuran prestasi individu dan organisasi melalui Sasaran Kerja Tahunan (SKT), penilaian kompetensi di bawah Sistem Saraan Malaysia (SSM), pengukuran kecekapan Sistem Pengurusan Kualiti melalui pelaksanaan MS ISO 9000 dan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM), keupayaan menyelesaikan masalah secara inovatif melalui Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) dan menanda aras  amalan-amalan  terbaik  melalui  pelaksanaan  Anugerah-anugerah  Kualiti Perkhidmatan Awam. Piagam Pelanggan juga telah diwujudkan di agensi Kerajaan dan ia dijadikan standard kualiti perkhidmatan yang boleh diukur untuk menilai pencapaian dan prestasi sesebuah agensi.

Penggunaan Garis Panduan

5.  Garis Panduan Bagi Mewujudkan Petunjuk-Petunjuk Prestasi Utama atau Key Performance Indicators  (KPI) dan Melaksanakan Pengukuran Prestasi di Agensi Kerajaan  yang dilampirkan bersama pekeliling ini bertujuan mewujudkan satu sistem pengukuran prestasi yang lebih teratur, lengkap dan menyeluruh. Garis panduan ini, antara lainnya, menerangkan mengenai perkara-perkara berikut:

·         Model Pengukuran Prestasi Agensi Kerajaan Berasaskan Proses;

·         Langkah-langkah mewujudkan KPI dan melaksanakan pengukuran prestasi di agensi Kerajaan; dan

·         Strategi bagi mewujudkan KPI dan melaksanakan pengukuran prestasi di agensi Kerajaan.

6. Agensi Kerajaan yang telah melaksanakan MS ISO 9000 mempunyai asas dan pengalaman yang akan memudahkan agensi melaksanakan pekeliling ini. Di samping itu, pelaksanaan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) ini akan memantapkan dan melengkapkan lagi usaha-usaha pengukuran yang menjadi sebahagian keperluan standard MS ISO 9000. Keperluan untuk mengukur prestasi yang terkandung dalam PKPA  ini  hendaklah  dilaksanakan  sekurang-kurangnya  sekali  pada  setiap  suku tahun.

7. Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi Kementerian adalah bertanggungjawab memantau pelaksanaan pengukuran prestasi di Kementerian dan agensi-agensi di bawah Kementerian. Pengukuran prestasi perlu dilaksanakan secara berterusan untuk meningkatkan kecemerlangan penyampaian perkhidmatan agensi Kerajaan kepada pelanggan.

8.  PKPA ini hendaklah dilaksanakan sepenuhnya di agensi barisan hadapan, khususnya agensi  yang  memberi  perkhidmatan  kaunter  kepada  orang  ramai  dan  komuniti perdagangan dan perindustrian. Di samping  itu, agensi-agensi selain agensi barisan hadapan juga digalakkan melaksanakan PKPA ini.

9. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, peruntukan PKPA ini dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan.

Tarikh Kuatkuasa

10.Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam ini berkuat kuasa mulai dari tarikh ianya dikeluarkan.

 

3. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991 kerajaan Malaysia telah membincangkan PANDUAN MENGENAI MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA.

Tujuan

1.  Pekeliling ini mengandungi panduan untuk Ketua-Ketua Jabatan berhubung dengan penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja bagi pegawai dan staf masing-masing.

Latar Belakang

2.   Manual Prosedur Kerja adalah sebuah dokumen rujukan bagi peringkat jabatan/pejabat, mengandungi fungsi dan objektif rasmi pejabat, prosedur-prosedur yang jelas serta pegawai dan staf yang bertanggungjawab bagi melaksanakan tiap-tiap aktiviti yang dipertanggungjawabkan. Dokumen ini adalah rujukan utama yang akan membantu jabatan/pejabat berfungsi dengan cekap dan berkesan. Keterangan mengenai fungsi dan objektif rasmi yang sejelasjelasnya dan diketahui secara dekat dan terperinci oleh setiap anggota jabatan/pejabat akan membolehkan  mereka melaksanakan tugas dengan lebih berkesan. Prosedur kerja yang terperinci serta penentuan tanggungjawab yang jelas pula akan juga membantu pegawai dan staf menjalankan tugas masing-masing dengan lebih cekap dan teratur.

3.   Fail Meja pula adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu/ jawatan. Dokumen ini, antara lain, mengandungi carta jabatan/ pejabat yang menunjukkan kedudukan individu dalam jabatan/pejabat berkenaan,  objektif Jabatan dan Bahagian di mana individu ini ditempatkan serta prosedur kerja yang terlibat dengan jawatan individu yang berkenaan. Apabila mereka jelas mengenai tuju arah jabatan/pejabat dan jelas juga mengenai peranan yang perlu dilaksanakan serta mempunyai garispanduan yang lengkap bagi menjalankan kerja, tugas mereka dapat dijalankan dengan cekap dan sempurna serta mengelakkan kelewatan dalam menyelesaikan sesuatu kerja. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah alat pengurusan yang dapat menyumbang kepada peningkatan kecekapan serta keberkesanan jabatan/pejabat.

Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

4.   Panduan mengenai Manual Prosedur Kerja  dan Fail Meja mengandungi penjelasan mengenai empat perkara iaitu:

·         Konsep dan rasional penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

·         Kandungan Manual Prosedur Kerja

·         Kandungan Fail Meja

·         Penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

5. Satu perkara yang perlu diberi penekanan ialah Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja perlu dikaji semula dari semasa ke semasa. Jabatan/pejabat hendaklah membuat kajian semula ke atas Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja mereka sekurang- kurangnya setahun sekali. Dokumen-dokumen ini juga  perlu dikemaskinikan apabila timbul 2 keperluan. Misalnya, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja perlu dikemaskinikan apabila berlaku perubahan dalam dasar dan undang-undang kerajaan yang melibatkan jabatan/pejabat tersebut. Kedua-dua dokumen juga perlu dikemaskini apabila wujud proses-proses atau tugas-tugas baru dalam jabatan/ pejabat hasil daripada penyemakan semula proses yang ada, penyusunan semula tugas atau struktur jabatan/pejabat yang berkaitan.

6.  Kajian semula dan pengemaskinian kedua-dua dokumen ini hendaklah dilakukan bagi memastikan ianya sesuai dijadikan dokumen rujukan utama bagi pegawai dan staf jabatan/pejabat pada setiap masa. Dokumen-dokumen yang kemaskini boleh membantu dengan berkesan pegawai dan staf yang baru melapurkan diri di jabatan/ pejabat berkenaan. Setiap pegawai dan staf jabatan/pejabat yang akan bertukar keluar daripada sesuatu jabatan/pejabat hendaklah menyerahkan Fail Meja berserta dengan nota serah tugasnya kepada penggantinya.

Tarikh Kuatkuasa

7. Panduan ini hendaklah digunakan mulai daripada tarikh Pekeliling ini dikeluarkan.

 

4. MS ISO 9001:2008

Terdapat satu panduan pelaksaan MS ISO 90012008 dalam sector awam.

Tujuan

1. Panduan ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan kefahaman agensiagensi Sektor Awam mengenai keperluan-keperluan standard dalam melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) berasaskan standard MS ISO 9001:2008. Panduan pelaksanaan MS ISO 9001:2008 dalam Sektor Awam hendaklah dibaca bersama standard MS ISO 9001:2008 yang dikeluarkan oleh Jabatan Standard Malaysia.

Latar Belakang

2. Kerajaan telah membuat keputusan supaya MS ISO 9000 dilaksanakan di semua agensi melalui Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 2 Tahun 1996 bertajuk"Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam",  bertarikh 11 Julai 1996.  Pada ketika itu, pelaksanaan MS ISO 9000 adalah berasaskan salah satu pensijilan iaitu MS ISO 9001, MS ISO 9002 atau MS ISO 9003 Versi 1994.

3. Selaras dengan penambahbaikan standard oleh  International Organisation For Standardization  (ISO) pada tahun 2000, Agensi-Agensi Sektor Awam Malaysia telah diminta untuk beralih kepada pensijilan MS ISO 9001:2000. Arahan peralihan telah dikeluarkan melalui Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (SPKPA) Bil. 2 Tahun 2002 bertajuk "Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000:2000 Dalam Perkhidmatan Awam", bertarikh 16 Disember 2002.

4.  Pada bulan Oktober 2008, ISO telah mengeluarkan Standard ISO 9001:2008 yang merupakan penambahbaikan kepada standard ISO 9001:2000. Penambahbaikan ini meliputipenerangan dan penjelasan yang lebih terperinci terhadap beberapa  keperluan standard tertentu. Berikutan itu, Jabatan Standard Malaysia telah mengeluarkan Standard MS ISO 9001:2008 untuk diterima pakai oleh semua organisasi di Malaysia termasuk agensi-agensi Sektor Awam.

5.  Selaras dengan pengeluaran standard ISO 9001:2008 dan MS ISO 9001:2008, semua pensijilan berasaskan MS ISO 9001:2000 akan luput pada akhir tahun 2010. Oleh itu, AgensiAgensi Sektor Awam Malaysia diminta untuk mengambil salah satu tindakan berikut:

a) bagi agensi yang telah mendapat pensijilan MS ISO 9001:2000, agensi berkenaan dikehendaki beralih kepada pensijilan MS ISO 9001:2008 selewat-lewatnya pada akhir tahun 2010 bagi mengekalkan status pensijilan ISO;

b) bagi agensi yang belum mendapat pensijilan MS ISO 9000:2000, agensi berkenaan dikehendaki untuk terus mendapatkan pensijilan mengikut standard MS ISO 9001:2008; dan

c) bagi agensi yang sedang dalam tindakan tetapi masih belum mendapat pensijilan MS ISO 9000:2000, agensi berkenaan dikehendaki untuk terus mendapatkan pensijilan mengikut standard MS ISO 9001:2008.

Panduan Pelaksanaan MS ISO 9001:2008 dalam Sektor Awam

6. Panduan yang dilampirkan ini mengandungi sembilan aspek berikut iaitu:

(a) Pengenalan;

(b) Kepentingan Standard MS ISO 9000 Dalam Sektor Awam;

(c) Pelaksanaan Standard MS ISO 9000 Dalam Sektor Awam;

(d) Perubahan Utama Standard MS ISO 9001:2008;

(e) Prinsip Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008;

(f) Model Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 Berasaskan Pendekatan Proses;

(g) Panduan Pelaksanaan Standard MS ISO 9001:2008 Dalam Sektor Awam;

(h)  Kaedah Pelaksanaan Standard MS ISO 9001:2008 Dalam Sektor Awam; dan

(i) Penutup. 

7. Dalam melaksanakan standard ini, agensi-agensi Sektor Awam juga dikehendaki merujuk kepada standard-standard berikutnya iaitu:

(a) MS ISO 9001:2008 bertajuk Quality Management Systems-Requirements;

(b) MS ISO 9000:2005 bertajuk Quality Management Systems-Fundamentals and Vocabulary; dan

(c) MS  ISO 9004:2002 bertajuk  Quality Management Systems-Guidelines for Performance Improvements.    PENGAUDITAN STANDARD MS ISO 9001:2008

8. Bagi agensi yang hendak membangunkan SPK berasaskan standard MS ISO 9001:2008, agensi boleh melantik perunding swasta yang berkelayakan serta berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia dengan mematuhi peraturan-peraturan perolehan yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia. Agensi diminta untuk terus merujuk kepada Kementerian Kewangan Malaysia bagi mendapatkan senarai perunding ISO swasta yang berdaftar. 

9. Bagi mendapatkan pensijilan berasaskan MS ISO 9001:2008, agensi perlu melantik badan pensijilan yang telah diakreditasikan oleh Jabatan Standard Malaysia serta mematuhi peraturan-peraturan perolehan yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia. Agensi yang telah mendapat pensijilan berasaskan MS ISO 9001:2008, perlu mempamerkan logo Jabatan Standard Malaysia bersama logo badan pensijilan di dalam semua dokumen yang berkaitan.

10.  Bagi agensi yang telah mendapat pensijilan MS ISO 9001:2008 dikehendaki mengemukakan satu salinan sijil berkenaan kepada MAMPU bagi tujuan rekod dan pemantauan.

Tarikh Berkuatkuasa

11. Panduan ini berkuat kuasa mulai tarikh ia dikeluarkan.

Pembatalan

12. Panduan ini dikeluarkan bagi menggantikan PKPA dan Surat PKPA berikut:

(a) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1996 "Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam";

(b) Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 1 Tahun 1997 "Panduan Tambahan Mengenai Pelaksanaan MS ISO 9000 dan Skim Pensijilan Sistem Kualiti Oleh Agensi Kerajaan"; dan

(c) Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 2002 "Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000:2000 Dalam perkhidmatan Awam".