Group Quality Assurance - Carta Aliran Sebut Harga Bagi Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan daripada Jabatan Kewangan dan Perbendaharaan Negeri Melaka

Group Quality Assurance:

Ahli Kumpulan:

A116555 CHONG GUAN CHOI

A116835 KHOR CHEE HAU

A117123 ANG CHOON TENG

A117399 HOO SIAU WEI

A117418 ONG GUANG YONG

Carta Aliran Sebut Harga Bagi Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan daripada Jabatan Kewangan dan Perbendaharaan Negeri Melaka 

Jabatan Kewangan dan Perbendaharaan Negeri Melaka adalah sebuah jabatan yang menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan Kewangan Negeri Melaka dan menyediakan Akaun Tahunan Negeri. Jabatan ini diketuai oleh Y.B. Pegawai Kewangan Negeri. Y.B. Pegawai Kewangan Negeri adalah bertanggungjawab menggubal dasar dan mewujudkan strategi Belanjawan Negeri dan mencari punca-punca hasil bagi menambah hasil negeri bersesuaian dengan kehendak Belanjawan Tahunan Negeri Melaka. Berikutnya merupakan Carta Aliran Sebut Harga Bagi Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan dan penerangan tentang proses dijalankan:

Langkah pertama yang harus dilakukan dalam proses ialah agensi hendaklah menentukan jenis bekalan/perkhidmatan dan anggaran kos yang akan dilaksanakan secara sebut harga yang melibatkan perbelanjaan tahunan bernilai melebihi RM20,000 hingga RM200,000 setahun. Agensi dikehendaki mempelawa sebut harga di kalangan pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan bagi perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai di antara RM50,000 hingga RM100,000 setahun. Manakala bagi perolehan yang bernilai di antara RM100,000 hingga RM200,000 setahun, agensi boleh mempelawa sebut harga di kalangan mana-mana pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang yang berkaitan. Setiap agensi hendaklah merujuk kepada Pekeliling Kontrak Pusat bagi memastikan barang yang hendak dibeli bukan barangan Kontrak Pusat. Agensi adalah dilarang membuat pembelian di luar Kontrak Pusat. Setelah memastikan barangan tiada dalam Kontrak Pusat, satu Jawatankuasa Spesifikasi  hendaklah dilantik bagi menyediakan spesifikasi teknikal bagi setiap perolehan yang hendak dilaksanakan.

Pada peringkat ini, perlu dapatkan senarai syarikat yang layak. Jadi, sebut harga hendaklah daripada sekurang-kurangnya 5 syarikat. Sekiranya bilangan yang dikehendaki tidak boleh didapati, urusetia sebut harga berpuas hati bahawa bilangan syarikat yang ada kurang daripada 5. Syarikat-syarikat hendaklah berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang berkaitan. Sebut harga hendaklah dipelawa dengan menggunakan borang Lampiran Q. Setiap borang Lampiran Q hendaklah mengandungi arahan yang lengkap kepada penyebut harga beserta dengan spesifikasi. Kaedah pemberitahuan sebut harga hendaklah seragam bagi setiap penyebut harga. Agensi hendaklah menetapkan kaedahnya sama ada melalui pos berdaftar atau serahan tangan. Notis sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya 7 hari. Pelawaan sebut harga juga hendaklah dipamerkan di papan kenyataan awam agensi bagi memberi peluang kepada penyebut harga yang lain untuk mengambil bahagian. Penerimaan tawaran sebut harga apabila borang sebut harga dimasukkan ke dalam sampul surat yang berlakri dan dimasukkan ke dalam peti tawaran sebelum jam 12.00 tengahari pada tarikh tutup yang telah ditetapkan. Pembukaan sebut harga hendaklah dibuat oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga yang dilantik secara bertulis oleh ketua agensi di mana seorang daripadanya ialah pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional. Jadual harga sebut harga hendaklah dipamerkan dengan segera.

Seterusnya, penilaian sebut harga hendaklah dibuat oleh 2 Jawatankuasa yang berasingan iaitu Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga. Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan mengenai perolehan tersebut. Jawatankuasa Penilaian Harga hendaklah dilakukan oleh satu Jawatankuasa atau oleh pegawai penilai terdiri daripada pegawai yang mahir dan berpengalaman. Laporan Penilaian hendaklah ditandatangani olehsemua ahli Jawatankuasa. Penyediaan kertas taklimat sebut harga oleh Urusetia Sebut Harga dan membuat perakuan kepada Jawatankuasa Sebut Harga berdasarkan kepada laporan penilaian sebut harga.

Jadi, semua sebut harga hendaklah dipertimbangkan oleh Jawatankuasa Sebut Harga di mana Ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik oleh Pegawai Kewangan Negeri bagi Jabatan Negeri. Pengerusi bagi Jawatankuasa Sebut Harga ini hendaklah Pemegang Waran. Peruntukan atau mana-mana pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang dilantik secara bertulis oleh Pegawai Kewangan Negeri. Jawatankuasa Sebut Harga Jabatan boleh meluluskan perolehan bernilai RM20,000 sehingga RM50,000 sehingga RM200,000. Sekiranya keputusan tidak sebulat suara atau harga tawaran yang hendak diperakukan melebihi RM200,000, sebut harga hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Perolehan Jabatan untuk keputusan muktamad. Sebut harga hendaklah diputuskan dalam tempoh sah laku sebut harga. Keputusan sebut harga hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa Sebut Harga.

Pesanan Kerajaan hendaklah dikeluarkan kepada penyebut harga yang berjaya. Sekiranya perlu satu kontrak formal hendaklah ditandatangani. Barangan/Perkhidmatan hendaklah dibekalkan / disempurnakan mengikut spesifikasi. Jika tidak disempurnakan pesanan hendaklah dibatalkan dan kontraktor dikenakan tindakan tatatertib. Maka, agensi hendaklah membuat bayaran kepada pembekal sepenuhnya setelah bekalan / perkhidmatan selesai disempurnakan.

rujukan: http://jkpnm.dotdot.com.my/userfiles/file/lampiran_D_perolehan.pdf