kumpulan zero defect-carta aliran pengesahan staf perkhidmatan

CARTA ALIRAN PROSES PENGESAHAN KE DALAM PERKHIDMATAN UITM

GAMBAR

 

Carta di atas merupakan carta aliran proses pengesahan ke dalam perkhidmatan bagi staf akademik dan kumpulan pengurusan & professional di UITM.  Pada peringkat awal, staf yang baru dilantik  akan melapor diri. Seterusnya, akan diberikan penerangan mengenai syarat dan prosedur pengesahan dalam perkhidmatan. Di mana ketua bahagian atau dekan akan bertanggungjawab atas pelaporan diri staf baru.

           

Dalam tempoh satu hingga tiga tahun, timbalan pendaftar akan menyemak fail staf sama ada telah menyempurnakan syarat-syarat pengesahan. Antaranya syarat-syarat yang perlu disempurnakan seperti berikut:

a.       telah menjalani tempoh percubaan yang ditetapkan, iaitu tiga (3) tahun atau satu (1) hingga tiga (3) tahun bagi perlantikan ke jawatan baru (bukan melalui proses Kenaikan Pangkat Secara Lantikan atau KPSL); atau selepas satu (1) tahun bagi perlantikan ke jawatan baru melalui KPSL (staf yang dilantik melalui KPSL tidak disyaratkan melalui tempoh percubaan);

 

b.      hadir dengan jayanya Kursus Induksi Umum dan Khusus serta lulus lain-lain peperiksaan yang ditetapkan (seperti yang dinyatakan dalam Skim Perkhidmatan tertentu);

 

c.       kelulusan dalam Bahasa Malaysia / Melayu di peringkat SPM / MCE atau kelulusan lain yang diiktiraf setaraf dengannya (seperti yang dinyatakan dalam Skim Perkhidmatan tertentu);

 

d.      diperakukan layak untuk disahkan ke dalam perkhidmatan oleh Ketua Jabatan.  

 

Sekiranya staf didapati tidak menyempurnakan syarat-syarat pengesahan, maka akan dimaklumkan bahawa tempoh percubaan akan tamat dan staf harus secepat mungkin menyiapkan syarat-syarat yang ditentukan sebelum tempoh percubaan tamat. Semakan syarat pengesahan akan dijalankan pada tempoh tamat percubaan, bagi staf yang telah menyempurnakan syarat mereka, akan diberikan perakuan pada peringkat seterusnya. Manakala untuk staf yang tidak menyempurnakan  syarat pada tempoh percubaan perlu membuat permohonan untuk melanjutkan tempoh percubaannya. Syarat staf yang telah tamat tempoh percubaan tetapi masih belum dapat menyempurnakan syarat-syarat pengesahan seperti yang telah ditetapkan boleh memohon secara bertulis untuk melanjutkan tempoh percubaan. Staf berkenaan hendaklah:

 

a.       Mengemukakan alasan-alasan mengapa tidak dapat menyempurnakan syarat-syarat pengesahan yang tertentu dalam tempoh percubaan yang ditetapkan dan memberi pengakuan akan menyempurnakan syarat-syarat tersebut dalam tempoh perlanjutan sekiranya diluluskan;

 

b.      Mengemukakan permohonan tersebut melalui Ketua Jabatan kepada Pengerusi Lembaga Pengesahan Kakitangan Kumpulan Sokongan dialamatkan kepada Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya;

 

c.       Ketua Jabatan hendaklah membuat perakuan sama ada menyokong atau tidak menyokong permohonan tersebut.  

           

 

 

 

Sebelum perakuan dijalankan, staf yang telah menyempurnakan syarat akan memilih opsyen pencen atau KWSP. Selepas itu, perakuan penyempurnaa syarat staf akan dijalankan oleh ketua jabatan atau dekan. Sementara itu, staf yang tidak menyempurnakan  syarat yang memerlukan perakuan ketua jabatan untuk meneruskan tempoh percubaannya.

            Keputusan meluluskan lanjutan akan dimaklumkan selepas lembaga pengesahan membuat keputusan. Bagi staf yang telah diluluskan  akan diberitahu tarikh kuatkuasa pengesahan ke dalam perkhidmatan dalam  satu bulan  selepas tarikh mesyuarat. Manakala untuk staf yang tidak diluluskan, maka akan diberitahu tempoh perlanjutan dan diberikan amaran. Kedua-dua proses ini akan dijalankan oleh urus setia iaitu Bahagian pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya. Pengesahan ke dalam perkhidmatan dan perlanjutan tempoh staf akan direkodkan dalam buku perkhidmatan.

           

            Inilah proses pengesahan staf ke dalam perkhidmatan di UITM. Proses ini dianggap penting kerana memerlukan staf yang berkualiti untuk menguruskan perkhidamatan di university. Ini disebabkan university merupakan sebuah organisasi yang kompleks di mana tidak membenarkan sebarang kesalahan atau kesilapan berlaku. Oelh itu, tempoh percubaan adalah panjang sehingga tiga tahun. Ini adalah untuk memastikan staf perkhidmatan UITM adalah berada pada tahap yang mahir dan berpengalaman di mana berupaya untuk mengelakkan kesilapan. Ini dapat mengurangkan kos dan masa yang membazir untuk mengesan kesilapan yang berlaku akibat tindakan staf yang tidak mahir. Selain itu, ia juga menjaga nama baik universiti.