Kumpulan TQM - Manual Menyelenggara Urusan Pengesahan ke Dalam Perkhidmatan Bagi Staf UiTM

Manual ini diterbitkan bagi memastikan Ketua Jabatan dan staf pentadbiran yang menyelenggara urusan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan mewujudkan pengendalian yang lebih efisien dan bersistematik. Kegagalan atau kelewatan Ketua Jabatan mengemukakan perakuan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan kepada Jawatankuasa Hal Ehwal Kakitangan (JKK) atau Lembaga Pengesahan boleh mengakibatkan staf yang berkenaan terlepas peluang kenaikan pangkat, tidak dapat menikmati kemudahan biasiswa untuk melanjutkan pelajarannya, pinjaman perumahan dan lain-lain faedah perkhidmatan.

Setiap Skim Perkhidmatan telah menyatakan dengan jelas syarat-syarat pengesahan ke dalam perkhidmatan. Seseorang staf yang dilantik ke jawatan baru pada umumnya tertakluk kepada syarat-syarat pengesahan yang tertentu. Penerangan atau taklimat mengenai syarat dan prosedur pengesahan dalam perkhidmatan akan diberikan kepada staf baru tersebut supaya mereka akan mendapat pemahaman yang lebih jelas tentang syarat-syarat pengesahan.

Kemudian, staf tersebut haruslah memenuhi semua syarat pengesahan dalam tempoh percubaan iaitu antara 1-3 tahun.  Ketua Jabatan haruslah menyemak fail peribadi dan daftar perkhidmatan untuk mengesahkan bahawa staf tersebut telah memenuhi syarat-syarat pengesahan yang ditentukan. Jika staf tersebut masih belum menyempurnakan syarat pengesahan sebelum tamat tempoh percubaan, maka peringatan akan diberikan kepada staf tersebut supaya dia akan menyelesaikannya dengan secepat mungkin.

Selepas itu, Ketua Jabatan akan menjalankan proses penyemakan kali kedua ke atas fail peribadi staf tersebut. Jika tempoh percubaan staf itu telah tamat tetapi dia masih belum dapat menyempurnakan syarat-syarat pengesahan seperti yang telah ditetapkan, maka dia boleh memohon secara bertulis untuk melanjutkan tempoh percubaan.  Permohonan untuk melanjutkan tempoh percubaan ini perlulah mendapatkan pengakuan daripada Ketua Jabatan.

Akan tetapi, jika staf tersebut telah memenuhi syarat-syarat pengesahan yang ditentukan, maka Ketua Jabatan hendaklah memberikan borang opsyen kepada staf berkenaan untuk memilih sama ada skim pencen atau KWSP sebagai pilihannya. Staf hendaklah diberi masa yang sesuai untuk membuat pilihan sebelum mengembalikan semula borang opsyen tersebut kepada Ketua Jabatan kerana opsyen ini adalah muktamad. Ketua Jabatan dalam masa yang sama hendaklah mengisi Borang Perakuan Pengesahan ke dalam perkhidmatan bagi staf berkenaan. Kemudian, perakuan hendaklah dibuat oleh Ketua Jabatan berdasarkan penilaian terhadap prestasi kerja staf.

Seterusnya, mesyuarat perlu diadakan dengan Jawatankuasa Hal Ehwal Kakitangan UiTM atau Lembaga Pengesahan untuk membuat keputusan dalam meluluskan permohonan tempoh percubaan untuk staf yang gagal menyempurnakan syarat-syarat pengesahan yang ditentukan dan skim pencen atau KWSP yang dipilih oleh staf yang memenuhi semua syarat pengesahan. Mesyuarat ini diadakan berdasarkan judual yang telah ditetapkan pada setiap bulan.

Sekiranya Jawatankuasa Hal Ehwal Kakitangan (JKK) UiTM atau Lembaga Pengesahan tidak meluluskan permohonan yang dinyatakan di atas, maka tempoh perlanjutan haruslah diberitahu kepada staf yang berkenaan. Selain itu, amaran turut akan diberikan kepada staf tersebut. Manakala untuk staf yang dilanjutkan tempoh percubaan buat kali kedua boleh ditamatkan perkhidmatan sekiranya masih tidak dapat pengesahan daripada pihak JKK atau Lembaga Pengesahan setelah tempoh perlanjutan tersebut berakhir.

Sementara itu, bagi permohonan yang telah diluluskan, tarikh penguatkuasaan ke dalam perkhidmatan akan diberitahu kepada staf yang berkenaan dalam tempoh satu bulan selepas tarikh mesyuarat tersebut.

Akhir sekali, pengesahan ke dalam perkhidmatan bagi staf yang telah diluluskan permohonannya perlu direkodkan dalam buku perkhidmatan oleh pihak pengurusan. Bukan itu saja, perlanjutan tempoh percubaan turut harus direkodkan ke dalam buku perkhidmatan supaya dapat dibuat rujukan apabila diperlukan.

Sumber:-

• http://aplikasi.uitm.edu.my/Portal_I-Staf/skrin/borang/ManualPrestasi.pdf